Klachtenregeling
Doel
Het doel van deze procedure is het structureren van het proces van behandeling van klachten binnen het trainingsbureau de Systeem Academie.
Door deze structurering dienen klachten van opdrachtgevers zodanig te worden ontvangen, geregistreerd, behandeld en geëvalueerd dat:
-de klant zo goed als mogelijk tevreden wordt gesteld;
-herhaling van de klacht wordt voorkomen.
Werkwijze
Ontvangen en registreren van een klacht:
De klacht dient schriftelijk in gediend te worden bij de Systeem Academie. Postadres: Libau-eiland 123
1014 ZK, Amsterdam. Of per mail: info@systeemacademie.nl. De medewerkers van de Systeem Academie zullen de klacht in behandeling nemen.
Behandelen van een klacht
Klachten worden altijd door beide partijen vertrouwelijk behandeld. De ontvanger stelt, indien mogelijk en nodig, een passende oplossing voor aan de klant binnen een termijn van 4 weken na ontvangst van de klacht. Dit voorstel wordt schriftelijk vastgelegd door de Systeem Academie en wordt, door alle partijen voor gezien en akkoord bevonden, ondertekend. Indien een langere termijn noodzakelijk is, zal de ontvanger de klant hiervan in kennis stellen, uiterlijk 4 weken na ontvangst van de klacht. Er wordt dan een indicatie gegeven over op welk termijn wij uitsluitsel kunnen geven.
Vaststellen oorzaak en oplossen probleem
De Systeem Academie stelt de mogelijke oorzaken van de klacht vast en gaat na of een structurele oplossing c.q. preventieve maatregelen gewenst zijn.
Indien na de oplossing of de maatregel, er nog steeds verschil van mening met de klager is, wordt een mediator betrokken voor onafhankelijk advies. Het oordeel van de mediator is voor de Systeem Academie bindend. Eventuele consequenties worden zo snel mogelijk afgehandeld.
Deze mediator is Petra Splinter te Huizen, info@petrasplinter.nl.
Klachten en de wijze van afhandeling worden geregistreerd en voor de duur van een jaar bewaard.